Bespaar ook door slim reizen en slim werken

Met zijn allen om negen uur ’s ochtends en vijf uur ’s middags in de lange rij auto’s aansluiten is niet zo effectief. Mensen komen te laat, raken gestrest en uw bedrijf wordt onbereikbaar. Door slim te reizen en slim te werken kunt u met relatief eenvoudige handelingen een hoop van deze last- en kostenposten besparen.

Aan de slag met slim reizen

Slim reizen wil zeggen dat u kijkt naar alternatieven voor reizen met de auto tijdens de spitsuren. De voordelen zijn duidelijk:

  • Betere bereikbaarheid van uw bedrijf
  • Tijdbesparing die kan worden omgezet in hogere productiviteit
  • Verlaging reiskosten werknemers
  • Invulling doelstelling(en) maatschappelijk verantwoord ondernemen en mileudoelstelling(en)
  • Aantrekkelijker zijn voor (nieuwe) werknemers
  • Besparing op parkeerareaal

Slim reizen met de fiets

De fiets is op korte afstanden vaak een slim alternatief voor de auto. Voor iets langere afstanden (tussen de vijf en tien kilometer) is de elektrische fiets een goede optie. Wie fietst is bovendien minder vaak ziek en is ook nog voordelig uit. Gelet op de reistijd is de fiets betrouwbaarder dan de auto. Voor woon-werkverkeer binnen Ede zelf, kan de fiets zelfs nog sneller zijn dan de auto. Zo is de gemiddelde snelheid op routes in de spits vaak minder dan 30 km/h. Daarnaast levert fietsen besparingen op voor zowel werkgever als werknemer.

Positieve effecten wanneer je regelmatig een half uur per dag fietst:

  • Fitheid neemt toe
  • Ziekteverzuim neemt af
  • De productiviteitskosten die minder verloren gaan bedragen € 368,- per jaar (uitgangspunt: € 35,- per productief uur). Per fietskilometer is dit 4,6 cent volgens Decisio (2012).
  • De fiets wordt door twee derde (67 %) van alle Nederlanders in verband gebracht met vreugde. Negatieve emoties komen bij de fiets (4 %) veel minder voor.

Bewegen verbetert de mentale gezondheid. De uniforme en cyclische manier van bewegen tijdens fietsen kan de effecten van stress verminderen. Tijdens fietsen maak je de hormonen endorfine en serotine aan, die je met antidepressiva ook aanmaakt. Fietsen is dus een antidepressivum, echter zonder negatieve bijwerkingen. Bron: TNO.

Slim reizen tips

  • Zorg voor genoeg fietsenstallingen.
  • Elektrisch aangedreven fietsen zijn hot. Speel in op deze (milieuvriendelijke) trend en plaats een oplaadpunt.
  • Zorg voor een fiscaal voordelige aanschafregeling via een fietsplan. Dit valt tegenwoordig onder de werkkostenregeling.
  • Koop of lease (elektrische) bedrijfsfietsen. Er zijn verschillende leveranciers in Ede.
  • Zorg voor voldoende kleedruimtes, eventueel met douche.
  • Sluit een collectieve fietsverzekering af voor medewerkers.
  • Geef fietsers ook een reiskostenvergoeding vanuit de werkkostenregeling.

Over het Fietsplan
Een Fietsplan is aantrekkelijker dan ooit. Het is het voor werknemers niet langer noodzakelijk de fiets voor minimaal 50% van het woon-werkverkeer te gebruiken. Onder de werkkostenregeling is deze voorwaarde vervallen. Ook het maximaal verrekenbare bedrag van € 749,- is vervallen, werkgevers mogen nu zelf kiezen hoeveel zij maximaal laten verrekenen.

Natuurlijk kent de werkkostenregeling haar eigen beperkingen. Hoewel werkgevers nu zelf mogen bepalen welk bedrag zij maximaal laten verrekenen, zijn ze wel gebonden aan de forfaitaire ruimte. De forfaitaire ruimte beslaat 1,2% van de totale fiscale loonsom van de organisatie. De Belastingdienst legt dat goed uit op haar website.

 

Slim reizen met het openbaar vervoer

Het openbaar vervoer biedt u steeds vaker een slim alternatief. Het is regelmatig voordeliger dan alleen reizen met de eigen auto.

Slim reizen tips

  • Laat uw mensen prettig kennismaken met het openbaar vervoer. Probeerkaartjes of een voordelig OV-arrangement zijn succesvol gebleken bij het stimuleren van mensen om het OV als alternatief uit te proberen.
  • Communiceer reis- en routeinformatie op uw website of in uw gebouw. Verwijs bijvoorbeeld naar www.9292ov.nl of gebruik een informatiescherm of bord bij de receptie.
  • Start in de buurt pendeldiensten tussen het trein- of busstation en uw bedrijventerrein. Of investeer in fietskluizen bij overstappunten. Samen met collega bedrijven is deze stap goed te maken.

U kunt voor uw medewerkers de abonnementen voor het openbaar vervoer zelf regelen. Voordeel hiervan is dat het drempelverlagend is voor uw medewerkers; ze hoeven niet zelf uit te zoeken welk soort kaart of abonnement voor hen het meest geschikt is.

Ander voordeel is dat ze de kosten niet hoeven voor te schieten (dit scheelt vooral bij jaarkaarten). U als werkgever heeft er wel werk aan. De OV-bedrijven kunnen u een deel van het werk uit handen nemen als extra service bij een grootgebruikerscontract. Er zijn ook partijen die dit volledig van u kunnen overnemen (met mobiliteitskaarten). Een aantal van deze aanbieders vindt u in dit overzicht. 

Er zijn veel verschillende kaarten en abonnementen voor de trein, bus en tram. De OV-bedrijven kunnen u hierover informeren. Een aantal ervan noemen we hier:

Een trajectkaart voor de trein en/of de bus
Extra voordeel van een treinabonnement is dat deze tevens dient als kortingkaart: uw medewerkers kunnen hiermee (ook in hun vrije tijd) op andere trajecten met 40% korting reizen. U kunt aan een trein- of busabonnement ook een OV-Fietsabonnement koppelen.

Een NS- of ov-jaarkaart
U kunt uw medewerkers (belastingvrij) een persoonlijke OV-jaarkaart geven. U kunt ook kiezen voor een NS-jaarkaart (alleen trein). Dit is vooral interessant voor medewerkers die erg ver weg wonen, of medewerkers die geregeld zakelijke ritten maken met het openbaar vervoer. Uiteraard kunt u ook andere medewerkers zo’n kaart geven, maar niet volledig belastingvrij. Ook aan deze kaarten kunt u een OV-fietsabonnement koppelen.

Een mobiliteitskaart
Met de NS Business Card, de Mobility Card van Mobility Mixx, Athlon, Xximo en de Radiuz kaart kunnen uw medewerkers de trein, OV-fiets, (trein)taxi en poolauto’s gebruiken. Gebruikers van de NS Business Card kunnen met hun kaart snel en makkelijk een Greenwheels auto huren. U kunt een mobiliteitskaart in plaats van – maar ook aanvullend op – de leaseauto geven. De kaart is ook heel geschikt voor parttimers en voor zakelijke ritten. U krijgt achteraf een rekening voor de reizen die met de kaart zijn gemaakt; bij de reservering kan uw medewerker eventueel een omschrijving doorgeven. Declaraties zijn daardoor overbodig. Welke kaart het meest geschikt is voor uw organisatie, hangt van uw situatie af. Offertes aanvragen bij verschillende aanbieders is dus aan te raden.

Slim reizen met de auto

Mensen stappen meestal uit gewoonte de auto in. En in het zakelijke- of woon-werkverkeer rijdt er vaak maar één persoon in die auto. Dat komt, omdat zakelijk rijders zich niet realiseren dat er uitstekende alternatieven zijn die tijd, geld en gemak opleveren. Maar ook omdat ze niet echt gestimuleerd worden om bewuster naar het autogebruik te kijken. Terwijl autodelen, carpoolen, autolease en de combinatie met het openbaar vervoer verrassende mogelijkheden bieden.

Autodelen

Autodelen is gemakkelijk en voordelig autorijden zonder dat je zelf een auto hebt. Je betaalt alleen voor het gebruik ervan. Er is een netwerk van auto’s die op bepaalde plaatsen klaar staan. Het is ook mogelijk een aantal auto’s specifiek voor uw organisatie in te zetten. Dit kan u ook administratie en kosten schelen. Kijk op de pagina handige tools en diensten voor verschillende dienstverleners. 

Carpoolen

Carpoolen kan aanzienlijke besparingen in de reiskosten van uw mensen opleveren. Het voorkomt bovendien overvolle parkeerplaatsen.

Slim reizen tips

  • Help uw medewerkers aan een carpoolmaatje en wijs ze op een matchingservice, zoals
  • Bied carpoolers thuiskomgarantie.
  • Reserveer VIP-parkeerplaatsen voor carpoolteams, gegarandeerd plaats vlakbij de ingang van uw bedrijf.
  • Er zijn Carpool/P&R plaatsen in en om Ede: bij het treinstation Ede-Wageningen, langs de A12, en langs de N224/A30.

Aan de slag met slim werken

De techniek staat voor niets. Er zijn steeds meer handige oplossingen waardoor het niet meer noodzakelijk is om de hele dag met zijn allen op dezelfde locatie aanwezig te zijn om efficiënt te kunnen werken. Naast kostenbesparing en efficiency, kan slim werken bijdragen aan meer tevreden medewerkers en een goed imago van uw bedrijf. De voordelen zijn voor de hand liggend:

  • Minder werkplekken en parkeerplekken nodig
  • Meer keuzevrijheid voor werknemers
  • Betere balans werk-privé-zorg
  • Verlaging reiskosten werknemers
  • Beter bedrijfsimago

Werken op afstand

Met de moderne digitale technologie wordt telewerken een simpele, goedkope en effectieve aanpak van slim reizen en werken. Onderzoek bewijst dat iemand thuis of elders minstens zo productief is als op het werk.

Slim werken tips

  • Op afstand werken hoeft niet de hele dag. Later naar kantoor komen of eerder weer vertrekken en vanuit huis verder werken kan al veel filekilometers besparen.
  • Investeer in ICT om snel en veilig vanuit huis of onderweg te werken. Laat u goed adviseren over welke oplossing het beste bij uw bedrijfsfprocessen- en omvang past.
  • Met goedkope oplossingen zoals Skype for BusinessGo2Meeting en Google Hangouts is virtueel vergaderen voor bijna elk bedrijf bereikbaar. Ook KPN biedt verschillende mogelijkheden.
  • U kunt ook eens kijken naar off-site vergaderlocaties, zoals die van Seats2Meet.

Tips voor virtueel vergaderen

  • Leer uw medewerkers virtueel vergaderen te gebruiken. Gebruik voorbeelden als ondersteuning: vervang 10 bezoeken over een periode van 2 maanden door 4 bezoeken en 10 tot 12 korte videovergaderingen. Dit verkort de doorlooptijd van projecten en de beheersbaarheid neemt toe.
  • Communiceer via interne communicatiemiddelen een duidelijke boodschap en laat zien dat de directie zelf ook virtueel vergaderen gebruikt. Ondersteun de communicatie met een eenvoudige kosten/baten analyse, waardoor uw medewerkers direct de voordelen inzien. En gebruik zoveel mogelijk voorbeelden.
  • Licht de organisatie in over de mogelijkheden van virtueel vergaderen. Zorg ervoor dat mensen er regelmatig mee in contact komen, zodat ze kennis maken met de techniek.
  • Zoek een ambassadeur. Hij of zij moet interesse hebben in nieuwigheden, beschikken over goede communicatieve vaardigheden en enthousiast zijn.
  • Gebruik virtueel vergaderen niet alleen voor geplande vergaderingen, maar ook voor ad-hoc overleggen met mensen op diverse locaties. Zo neemt u zichtbaar snel besluiten die anders een week of twee weken opschuiven voordat iedereen elkaar weer kan treffen.

Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden

Met arbeidsvoorwaarden kunt u het reisgedrag van uw werknemers sturen. Een interessante OV-vergoeding tegenover een minder goede (of geen) autovergoeding, resulteert in minder autogebruik. Flexibele werktijden zijn heel aantrekkelijk voor de meeste werknemers. Met goede regelingen onderscheidt u zich positief op de arbeidsmarkt.

Slim werken tips

  • Vergoed alternatieven voor de auto (openbaar vervoer, carpool, bedrijfswagenpool, fiets) relatief beter.
  • Geef medewerkers die dichter bij hun werk gaan wonen een (hogere) huisvestingsvergoeding.
  • Flexibiliseer werktijden om gebruik van openbaar vervoer, carpoolen of rijden buiten de spits te bevorderen.
  • Stimuleer werken op afstand expliciet door deze in de arbeidsvoorwaarden vast te leggen.